【策略思考術】專案成功的關鍵：有洞察和附加價值的成果

由湯晉源周三 1月 28, 2015 9:38 am

各行各業都需要專案管理，透過取得資源、分配任務、制定工作計畫，在短時間內交出成果。對於管理顧問來說，成功的專案取決於客戶是否滿意產出的成果，其中涉及3個關鍵要素：

1.內容：具有洞察（insight）和附加價值的成果。
2.流程：在有限的時間內完成專案的步驟。一般來說，lead time（前導時間，指從簽訂合約到交付成果的時間）算得好，每一個步驟都可以做到無縫接軌。
3.人：掌握專案之利害關係人（stakeholder）的需求，確保讓全體組員發揮潛力、達成任務。

快速產出假說，得出精確洞察

客戶會找管理顧問幫忙的專案，多半是一些「根本不曉得問題出在哪裡」的問題，否則他們內部的優秀員工早已設法找出問題與答案。這也表示，即使客戶蒐集了大量的數據或資料，但是他們可能並不知道其中的相關程度，因此希望我們協助解讀，從中找出相關性。比方說，客戶蒐集每一位業務員的平均業績，然而，卻不曉得「每一位業務員的平均業績」的數據，和「改善整體銷售額不佳」這個問題之間的相關性。

專案管理有助於我們有效運用時間，並且將資源投入在正確的地方。要注意的是，專案最終的產出，必須具有洞察（點出「明明擺在客戶眼前，他們卻沒有發現的事實」，或是指出「客戶根本不知道的事情」）。

BCG通常會在專案啟動後三天之內、有時甚至是在專案啟動之前，就要提出「初步假說」（hypothesis generation），也就是針對專案要解決的問題找出答案。因此，釐清「假說是什麼？如何驗證假說？需要什麼資源？」就很重要。身為專案經理，必須把時間花在刀口上，絕對不可用「撿到籃裡就是菜」的窮盡法，上天下海地蒐集資料，也不能以「亂槍打鳥」的方式產出成果，必須以最快的速度、最短的時間，把所建立的假說導入專案管理，產出客戶滿意的成果。

內容管理4步驟，讓專案邁向成功

在管理顧問業，前述的專案三要素（內容、流程與人）之中，相對較重要的是「內容」，因為客戶之所以聘請顧問公司，是出於相信我們可以交出內容精闢的成果（deliverables），也就是為他們找到真正的問題與解決方法。因此，內容管理可說是專案的成功關鍵。

在正式進入專案啟動（project kickoff）前，可分成兩個階段，啟動前一周算是準備期（soft launch），成員尚未全數到位，專案經理可以趁此確認組員的空檔預做功課，像是與相關領域的專家（或獨自）腦力激盪，列出專案的主要議題（issue）、建立初步假說等，並擬定工作計畫。

接著召開專案啟動會，專案經理和成員分享專案內容、工作計畫、初步假說、下一步行動等，並與團隊討論。

1.工作計畫（work planning）：

持續每周檢視並修訂工作計畫，確保團隊工作的一致性。不僅能在有限的時間內分配任務，也能協助專案組員思考並且掌握主要議題、所需資源與流程，有助於和專案的利害關係人達成共識，在專案的掌握度上更有自信。

2.產出（output）：

在蒐集與分析資料之前，建立最終簡報架構。這種「倒推法」是先用簡報軟體排列出最後上台簡報時的投影片順序、勾勒出簡報內容的故事線（storyline），因為只有架構、但空無內容，所以又稱為初步故事板（preliminary storyboard）或空白簡報（ghost deck）。

空白簡報的用意在於，讓組員先透過可視化（visualize）的方式，了解最後在客戶面前簡報專案成果時的情境，之後再蒐集與分析資料，將得出的結論填入投影片。如此一來，不僅可以讓組員提早知道向客戶描述成果的故事架構，也能避免蒐集的資料與預期不符，結果浪費時間的窘境。

3.資料蒐集（data collection）：

需要蒐集哪些資料佐證假說？或透過訪談或聽取相關人士意見？

4.分析（analysis）：

除了分析手邊的資料以佐證假說，也要避免落入統計數字的陷阱。BCG在協助企業找出致勝策略的過程中，統計趨勢（例如平均值）與例外（anomaly）兩者同樣重要。

許多重要的發現都是透過分解統計數字，經由發掘離群值（outlier），而得到寶貴的洞察。比方說，某個產品在台灣整體銷售額平平，原本客戶以為是台灣市場對於這項產品的需求降低，但是深入探究之後發現，相較於業務員的平均業績，有些業務員的業績反常地好，推翻了「台灣消費者對於這項產品需求降低」的假說，並由此提出了解決之道：如果能夠將業績好的業務員採取的不同做法，有效地分享給其他人，或許就能有助於提升整體業績。

（整理 / 文及元）

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原文：http://www.managertoday.com.tw/articles/view/47699