會議管理(五)--釐清現實，回歸共識

由高明智周二 12月 02, 2014 7:35 am

用心經營第217講：會議管理(五)--釐清現實，回歸共識 (2004-09-25)
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作　　者：馮仁厚 [ 簡介 ]

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　會議的目的，在於對組織要作的決策交換意見，尋求共同的決定。但是，會議中的討論卻經常因為立場不同、角度不同，變成各持己見的內戰局面。造成的後果，不僅原來的目的被失落了，團隊當中的信賴感被破壞了，造成組織中各部門間或重要人士間的心結，讓組織中的凝聚力，被溝通不良的內耗銷蝕殆盡。怎麼辦？

　會議，本來就是要尋求不同的「異」見，而舉辦的。

　一流的決策者或會議主持人，大都謹守一個簡單原則，在重大的事情上，如果在會議中出現一面倒的情況，沒有不同意見出現，絕不要貿然作決定。而是要暫停討論，將整件事暫時擱置，以便大家有時間詳加考慮。

　因為，重大決策，代表的也是風險也很大，眾說紛紜有不同的見解，是自然的事。如果大家異口同聲贊成，不是代表大家沒有做好份內的準備功課，就是代表這項方案是眾所週知的辦法，是走安全、沒有錯的路線，創意不足、沒有突破性的創見。所以，決策需要重新詳加考慮。

　既然，「異」見是會議中必要的元素，如何避免因為不同意見造成爭吵而破壞團隊合作？要處理好會議中爭議的局面，對於會議主持人有幾項功課，是必要的修煉：

- 首先，對於不同異見，主持人必須心存接納每個異見的心態。

　假設每一個被提出的意見都是正確的，但是各自答了不同的問題，此時主持人不應該問誰說的對、或甚麼看法是不對的，而是要先有心態上的認知與準備：每一個不同意見中，所看到的真實都不同，他們心中呈現事件的真實面貌都不同，而且往往只是部分的事實而已。因此，釐清每個意見背後所根據的現實，就是會議主持人的重要工作。

- 其次，對於重大決策會議最好的處理方式，是在會議進行討論之前，對這項決策議案做好景況教育的工作。

　藉由景況教育讓參與會議的人有共同的討論基礎，看清楚這項決策相關事件的全貌。讓參與者可以就事論事的進行討論，而不會根據不同的基礎、不同面向的問題提出意見，造成各說各話的場面。

　景況教育，可以借重外在顧問(Facilitator)的力量，在重大決策會議之前，設計景況教育的活動或意識會談。透過短時間的景況教育，讓參與會議的所有人，藉由客觀外在的題材討論，在有創造性空間距離之下，凝聚對這重大決策的意識共識。有了這層基礎，會議討論的共識性、凝聚力，就容易被激發出來。這時，每個異見，才會變成團隊的寶貝，而不是衝突的來源。

- 然後，會議主持人在主持會議討論過程中，必須引導會議的討論，集中焦點在釐清問題的根本原因，發掘癥結所在。

　這個過程是讓與會的人員，了解甚麼才是真正的問題、甚麼才是決策討論真正的重點。有了對癥結共同的認知，團隊的內部團結與認同感就會被激發出來了。

　因為，在這問題癥結共識之下，所有的不同異見，都是為團隊貢獻、解決癥結問題的辦法，是集合共同問題共同解決的力量，讓所有參與者的智慧被邀約進來，制定決策；而不再是會議參與者彼此之間不同異見的衝突，會議的目的才會被實現：「在於對組織要作的決策，交換意見，尋求共同的決定。」

　當然，主持會議需要方法，如景況教育、意識會談、癥結釐清…等，但更重要的是主持人的態度修養，有了接納的態度、願意聽的態度，才能讓每位參與者被尊重，每個異見被肯定，如此一來，團體需要的腦力激盪，智慧分享，才有實現的可能。

　避免會議爭論造成團體分裂，你有帶領討論的方法了嗎？更重要的是，你有接納態度了嗎？

　針對有效會議，你想如何發展你自己？如何發展你的團隊？(如有需要，歡迎來函討論。)
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