企業電子化的變革管理－主管的因應之道

由高明智周二 12月 02, 2014 7:28 am

企業電子化的變革管理－主管的因應之道高明智
數位時代要面對無國界，全球化與知識經濟的激烈競爭，電子商務已成為全球企業所必須面臨的營運方式。為使電子商務順利運作，企業體質全盤的ｅ化勢在必行，才能確保新時代的競爭力。此一過程是企業體質及人員重大的變革與衝擊，企業及主管如何加速調整策略，使用新的思維，檢討作業流程，重新架構組織的結構，運用資訊的科技，建立ERP， SCM， CRM，才能在時代滾滾的洪流中掌握資源，贏得先機。
某次的餐會中遇到一家正在推動企業電子化的科技公司，我請教這位董事長過程中最大的困難是什麼？他回答：「人員的抗拒，跨部門的溝通協調及向心力是三個最大的問題」。技術的問題他一個字也沒提，這個答案令我印象深刻。在推動組織變革、組織學習、組織轉型，也會遇到同樣的情形、同樣的答案。可見在這一波企業電子化衝擊之下，或許力道更為強勁，或許來勢洶湧，速度異常的快，但技術的變化都可以克服，因為所有的Know How都在系統上，都容易掌握。唯有整體組織、部門、人員受到的衝擊以及個人的反應很難有系統的掌握，這也難怪這位董事長會提出那三點企業電子化的困難了。
幸運地，這家公司的董事長及總經理有很好的理念，正在推動了一項全公司的教育訓練「共好」(Gung Ho)。這是一本由肯．布蘭佳及雪爾登．包樂斯合著的好書，也有由哈佛企管公司研發的訓練課程，全名是「共好精神！建立和諧團隊工作關係」。共好可以是團隊訓練，可以是建立合諧工作關係的訓練，更可以是價值觀建立及企業文化塑造的訓練，如今我又發現共好可以作為企業電子化變革中重要的訓練，主管及全體人員有了共好的精神就能化解人員抗拒，促進跨部門溝通協調，增進全員的向心力。共好描述印地安原住民安迪．朗克羅與佩姬．辛克萊爾運用自然界三種動物的精神，拯救一家瀕臨倒閉的企業，挽回了1500個工作的真實故事，蘊藏著經營管理的智慧，是解決企業問題的鑰匙。他們的方法可能對你有利，首先讓我們來看一看共好這本書上的智慧。

「祖父曾說過，一旦人們能瞭解自己扮演的角色，就會發現自己的工作有其正當性，而這種正當性正是促進共好的必要條件。」
「自尊其實是人類最有力的情感之一，想建立對自我的信心，最迅速確實的方式之一，就是深入了解自己的工作在廣大宇宙中佔有怎樣的一席之地，等這份自信確立了，共好的開端也就奠定了基礎。」
「要做的事很多，獨自辛苦奮鬥的人太多了，那些人生活都不愉快，他們一走到辦公室門口心就死了。」
「我們一直在努力朝那個目標前進，到最後一個工作日，我們的工作效率和生產力一定可以大破記錄，最後一次走出那扇門時，我們的頭要抬得高高的，那個場面我可不要錯過。」

共好的起點：松鼠的精神：做有價值的工作。1. 明白我們可以讓世界變得更好。2. 每個人都朝共同的目標前進。3. 所有的計劃、決定、行動，都以價值觀為依歸。

表一：松鼠的精神
松鼠的精神：做有價值的工作
1. 明白我們可以讓世界變得更好
2. 每個人都朝共同的目標前進
3. 所有的計劃、決定、行動，都以價值觀為依歸

「除非每個人都朝著一個明確、共同的目標前進，否則你沒有辦法讓工作變得有價值。」
「在一個達成共好的組織裡，真正統攝一切的是價值觀，價值觀不是讓你用來統攝自己的行為，你只是主管，不是警察，不過同時你也必須確定整個組織的內部很和諧，大家唱的是同一本讚美詩歌，你不能強迫別人同意你的價值觀，就好像你無法逼迫每個人都接受你的目標，有一點你可以做到，而且一定要做到，那就是強迫大家服從，凡是不尊重你價值觀的人，大可以到別的地方去工作，不願為你的最終目標賣命的人，你根本不必留他，不願遵循你的價值觀的人也是一樣。」

學習了松鼠的精神，做有價值的工作，你會認同你的組織，喜歡你的工作，大家有共同的目標，就不會有抗拒及本位主義，可以承諾，可以全心投入。在工作中，以有意義的工作為效忠的對象，組織自然順利發展。可是工作中難免有挫折，有不如意，有意外無情的打擊，這時就要學海狸的方式：掌控達成目標的過程，縱使大雨衝走了辛苦建成的攔水壩，可以不怕困難，相信自己有能力再建一個，繼續為我們的目標奮戰。

「每隻海狸面對自己的命運，都有很大的自主性，自己決定工作要如何進行，就像獨立的承包商一般。」
「偉大的精靈在海狸腦中勾勒出一幅完美的圖像，告訴他們真正的水壩應該是什麼樣子，然後給了他們一條溪流和一些樹枝，接著就放手不管，讓他們自己去做。」
「經營管理能夠臻至成功的最大秘訣，就是找出一般人通常做事的方法，然後想辦法讓組織的運作配合這種自然的行為，太多刻意的管理干涉，反而會造成反效果。」
「唯有尊重員工個人的價值，才能讓員工真正掌握工作，整個組織應該要能尊重、傾聽、並實踐員工的想法、感受、需求與夢想。」
「每次你要求別人做他們沒學過、不會做的工作，就等於在扼殺共好的精神，你看看你的訓練預算，我一個月花在雜貨上的錢，都比整間工廠一年用來訓練員工、促成技術升級的預算還要多。」

共好的第二步，海狸的方式：掌控達成目標的過程。1.範圍界定清楚的場地。2.想法、感受、需求與夢想受到尊重、獲得關心、並付諸實現。3.培養能力，同時面對挑戰。

表二：海狸的方式
海狸的方式：掌控達成目標的過程
1. 範圍界定清楚的場地
2. 想法、感受、需求與夢想受到尊重、獲得關心、並付諸實現
3. 培養能力，同時面對挑戰

「資訊確實是權力的掌門人，我希望隊員能主控一切，有權力決定，有權力推動新措施，在我們部門裡沒有所謂的機密，每個人都有足夠公開管道，可以取得所有的消息。」
「在我們那一邊工作的，總共有二十個人，我們就把那地方當成自己的企業來管理，不但要負責維持品質，準時交貨，還要負責照顧顧客的需求，至於中間的步驟要怎麼做，大都由我們自己來決定。」
「小雞和豬同意一起準備早餐，小雞建議供應鹹豬肉和雞蛋，豬回答說：『這樣你只需要部分投入，我可是得全心全意的奉獻。』我們需要豬那樣的全心全意奉獻。」

「美式足球比賽時，觀眾不會靜靜坐在看台上，任進攻隊伍把球踢來踢去，只等最後達陣時才爆出歡呼，可是在大部份組織裡卻都是這樣。更糟的是，員工在十一月得分，往往要等到二月公司年度領獎晚宴的時候，才能得到喝采，這中間他們已經又打過上百場比賽了。」

共好的第三個步驟，野雁的天賦：互相鼓舞。1.無論是表態式的肯定或是意願型態的認同，都必須是真正的(TRUE)鼓勵。2.得分是比賽的原動力，針對過程表示讚美。3.E=MC2，熱情等於任務乘以現金與喝采。

表三：野雁的天賦
野雁的天賦：互相鼓舞
1. 無論是表態式的肯定或是意願型態的認同，都必須是真正的(TRUE)鼓勵。
2. 得分是比賽的原動力，針對過程表示讚美。
3. E=MC2，熱情等於任務乘以現金與喝采。

「成功完全繫於一個人的態度、能量、平衡，以及與他人的關連，最棒的是，只要你得嘗個中滋味，就會開始將之四處散佈，與人分享，成功像愛一樣，給的越多，得到的越多。」
「我說過能量是成功的要素之一，而熱情就是一種正面的能量，我發現人心投注於共同目標時，就像系列彼此連線的電腦，集體締造的成就遠比個人單打獨鬥還要輝煌。」

共好應該是台語「講乎好」的意思，這與經營管理講求的信用、承諾、及夥伴關係可以說有異曲同工之妙。應用在組織內部可以讓每一位同仁奉獻心力，釋放出最大的能量，達到企業與員工雙贏的境界。

話說這家科技公司，經營者體認到十倍速時代，產品上市時間(Time to Market)要快，快了顧客才會滿意。當然還要求要有創新、高品質、低成本才會有顧客滿意。有了顧客滿意才會有經營滿意，員工滿意與社會滿意。接下來所介紹的內容有大部份也是這家公司採取的作法與高階主管的要求。

在知識經濟時代想要有競爭力一定要徹徹底底的ｅ化，包括自己的ｅ化，部門的ｅ化，公司的ｅ化與服務的ｅ化。個人可以從E-mail 及PDA的使用開始，再來是部門簡報，業務分析，研究報告，透過網路做最快的反應與即時的資訊分享。公司則必須投資在IT的軟硬體設備，ERP，SCM，CRM都必須架構出適合自己公司的系統。當這些系統都順利上線時，自然可以做好服務的ｅ化，例如遠端診斷系統等等。服務的ｅ化其實也是啟動電子商務，強化顧客關係管理很重要的關鍵，可以讓電子商務順利發展，創造商業的利益。

ｅ化的組織是廿一世紀的特色，要使ｅ化的變革順利成功，就要看清楚時代到底發生了什麼變化，組織中有什麼樣的變動。表四是廿世紀與廿一世紀公司特質對照表。

表四：廿世紀與廿一世紀公司特質對照表
特質廿十世紀廿一世紀
組織金字塔網站或網路
焦點內部外部
型態結構的彈性的
優勢來源穩定變動
結構自給自足互相依賴
資源原子－物質資產位元－資訊
運作垂直整合虛擬整合
產品大量生產大量訂作
可及的範圍國內的全球的
財務性每季即時的
庫存盤點每月每小時
策略由上到下由下到上
領導教條式的激發式的
工作者員工員工及自由機構
工作期望安全保障個人成長
激勵競爭增長
改善漸進的革命性的
品質可提供的最好沒有妥協的

資料來源：Business Week August 21-28, 2000

表四點出了新世紀組織的改變，變化非常的大，也有結構性、根本性的改變。我們一定要認清此一事實，以新的思維、新的行動迎向新世紀才不會受傷害或遭到淘汰的命運。

以下的五個信念有助於個人在新世紀能夠生存，個人如此組織也一樣。身為主管的你更可以「共好」及這五個信念要求組織的每一位成員，必可幫助你順利渡過企業電子化的難關。
一、做一個終身快樂的學習人選擇自己喜歡的工作，培養一項核心專長，建立自己的知識寶庫，不斷自我更新，終身學習，快樂學習。
二、做一個融入組織的人認同組織的價值觀，理解工作的意義，相互肯定，分享資訊，形成堅定的連結，創造團隊的綜效力量，自在自得，共存共榮。
三、做一個有目標、有信念的人依循組織的使命，掌控達成目標的過程，清楚的信念，相信願景的力量，不會偏離航道，堅持到最後一刻。
四、做一個快速自我超越的人以加速度的速度自我要求，做好時間管理，願意付出、肯投入、肯挑戰巔峰，當抵達終點時，剩下的只是歷史的過程。
五、做一個主動服務的人ｅ時代多了電子商務的這項武器，但當大家都擁有的時候，使用者的「德」如：主動、積極、誠懇、熱情、真心，仍就是決戰的關鍵。

(作者：高明智，奈普敦學習顧問總經理，歡迎轉載，請註明出處)